계약서 및 문서 관리법 - 문서 및 계약서 관리대장 서식 공유
요새 웬만한 회사들은 다 ERP 사용을 하기 때문에 문서관리대장같은 것을 잘 쓰지 않는다.
문서를 전부 시스템에 저장하고 열람해서 자동적으로 일련번호도 따고... 목록도 만들어주고 해서 너무 편하다.
그렇지만 이번에 ERP가 없는 작은 회사로 이직하게 되면서 문서관리대장의 필요성을 느꼈고
10년도 더 전의 기억을 더듬어 서식을 만들어 보았다.
문서대장 관리가 필요한 이유는 대장을 만들면 그 순간에는 일이 더 많게 느껴지겠지만 나중에 예전 문서를 찾아보려고 할 때 대장이 있는 경우에는 이것만 보고 찾을 수 있으니 시간이 훨씬 절약된다. 그리고 나 아닌 누구라도 찾아볼 수 있으니 인수인계도 편하게 할 수 있다.
회사마다 문서 관리하는 방법은 다르겠지만 보통 아래와 같다.
1. 문서 생성 시 문서 일련번호 따기
일련번호 따는 법은 회사마다 다르다. 그냥 겹치지 않는 번호를 따는것이며 관리 차원에서 쓰는 것이기 때문에 없다면 추후에 겹치지 않도록 번호 따는 규칙을 만들어 동의를 얻고 앞으로 그렇게 사용하면된다.
2. 문서 PDF 사본을 저장 하면서 엑셀 문서대장에 내용 기재
아래 사진 예시를 참조해서 기재하면 된다. 보통 관리대장을 쓰는 회사라면 ERP가 아니라 공유서버를 사용할텐데 그런 서버에 계약서 폴더를 하나와 관리대장을 넣어두고 관리하면 편하다.
3. 문서 원본 철을 하면서 실물 문서 파일에 철 하고 실물 문서 대장에 수기로 내용 기재
정리하는 사람마다 다르겠지만 나는 파일에 철을 하는 경우에는 왼쪽에는 대장을 철 해 두고 오른쪽에는 계약서를 문서대장 순 대로 철을 해 둔다.
더 궁금한 사항이 있다면 댓글을 달아 주시면 아는 한에서 도움을 드리도록 하겠다.